Direcția Comunitară de Evidență a Persoanelor Călărași

Atribuțiile Compartimentului stare cilvilă din cadrul DCEP CL

Atribuțiile Compartimentului stare cilvilă din cadrul DCEP CL

  • Păstrează și gestionează registrele și opisele de stare civilă exemplarul II de la oficiile de stare civilă locale, asigurând securitatea și conservarea acestor documente; asigură predarea registrelor către Serviciul Arhivelor Naționale, după trecerea a 100 de ani de a înființarea registrelor;
  • Organizează instruirile de pregătire profesională a ofițerilor de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum și a ofițerilor de stare civilă din cadrul primăriilor de pe raza județului Călărași, anual ori atunci când se impune, și se întocmesc proces verbal în care se consemnează aspectele dezbătute la instruiri;
  • Întocmește, la sfârșitul fiecărui an calendaristic, graficul privind controlul activității de stare civilă desfășurate de ofițerii de stare civilă, precum și programul de instruire al acestora în anul următor;
  • Analizează trimestrial/semestrial activitățile desfășurate pe personalul cu atribuții de stare civilă din cadrul S.P.CL.E.P., precum și de ofițerii de stare civilă din cadrul primăriilor;
  • Participă la întocmirea materialelor de analiză, a testelor și aplicațiilor practice;
  • Ține evidența și arhivează registrele de stare civilă -exemplarul II, depuse de S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de primăriile competente care au în păstrare exemplarul I, și care au fost întocmite până la operaționalizarea S.I.I.A.S.C.;
  • Stabilește necesarul de hârtie specială pentru actele de stare civilă, tipizate ale certificatelor de stare civilă și extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, precum și pentru certificatele de divorț pentru anul următor, pe care îl comunică anual la D.G.E.P.;
  • Asigură necesarul de hârtie specială pentru tipărirea actelor și certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, precum și a certificatelor de divorț și distribuirea acestora S.P.C.L.E.P. și primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. din județ, contra cost; în caz de forță majoră, care face imposibilă completarea în sistem informatic, se asigură necesarul actelor și certificatelor de stare civilă, în aceleași condiții;
  • Asigură prezența unui reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. și al primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., desemnat de Directorul executiv;
  • Asigură spațiile și amenajările corespunzătoare pentru conservarea și păstrarea în condiții optime și de securitate a echipamentelor informatice, a documentelor și imprimatelor de stare civilă pe care le au în păstrare;
  • Asigură prezenta unui reprezentant la predarea-preluarea, pe bază de proces-verbal, a gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcție a personalului cu atribuții de stare civilă sau când, din diferite motive, acesta trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile, caz în care primarul unității administrativ-teritoriale sau conducerea executivă a S.P.C.L.E.P. transmite solicitarea cu cel puțin 10 zile înaintea desfășurării acestei activități; în cazul în care activitatea de predare primire a gestiunii de stare civilă se impune ca urmare a decesului titularului postului, solicitarea se transmite de îndată;
  • Primește de la D.G.E.P. şi distribuie S.P.C.L.E.P. şi primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. listele cu C.N.P. precalculate în situaţiile prevăzute la art. 2 alin. (5) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
  • Asigură instruirea persoanelor care utilizează S.I.I.E.A.S.C. şi efectuează testarea personalului nou-încadrat în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. şi al primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P.;
  • Realizează cel puţin o dată pe an, în baza graficului întocmit, sau dacă se constată că este necesar controlul asupra tuturor înregistrărilor şi activităţilor de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. sau primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., exercitând în acest sens următoarele activităţi:

a) verifică modul de eliberare a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a formularelor standard multilingve, a certificatelor de divorţ, a extraselor pentru uz oficial, precum şi de înscriere a menţiunilor în actele de stare civilă prevăzute de prezentele norme metodologice;

b) verifică modul de gestiune a hârtiei speciale necesare tipăririi actelor şi certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ;

c) verifică modul de atribuire şi înscriere a C.N.P.;

d) verifică realizarea sarcinilor din procesele-verbale de control anterioare, controlează modul de întocmire a actelor de stare civilă începând de la ultimul act verificat la controlul anterior şi confruntă documentele primare cu exemplarul II al actelor de stare civilă, precum şi dosarele privind constatarea desfacerii căsătoriei prin acordul soţilor şi verifică modul de constituire a exemplarului I al actelor de stare civilă;

e) verifică modul de evidenţiere a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ anulate la completare sau retrase, în procesul-verbal întocmit cu ocazia distrugerii acestora, potrivit art. 12 lit. q);

f) sesizează inspectoratul judeţean de poliţie, precum şi D.G.E.P. cu privire la hârtia specială utilizată pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ, pierdută ori furată, şi efectuează verificarea, de fond, a gestiunii în cazul dispariţiei în alb a acesteia de la S.P.C.L.E.P. sau primăriile unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., în vederea dării în urmărire;

g) procedează la sesizarea D.G.E.P. pentru darea în urmărire a certificatelor de stare civilă eliberate în baza actelor de stare civilă anulate prin hotărâre judecătorească definitivă, atunci când nu pot fi retrase;

h) propune consiliului local sau primarului măsurile administrative ce se impun cu privire la prevenirea pierderii ori furtului documentelor de la lit. f);

i) în cazul identificării documentelor prevăzute la lit. f) şi g), informează inspectoratul judeţean de poliţie, respectiv, precum şi D.G.E.P. în vederea revocării ordinului de dare în urmărire;

j) asigură respectarea normelor privind protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii privind datele cu caracter personal sau confidenţiale.

  • Constatările rezultate în urma controlului, măsurile şi termenele de implementare necesare pentru îndreptarea unor erori se consemnează în registrul electronic de control pe linie de stare civilă, prin întocmirea unui proces-verbal;
  • Compartimentul de stare civilă are de asemenea atribuţii privind:

a) constituirea fondului arhivistic prin evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea, folosirea şi predarea tuturor documentelor rezultate din activitatea curentă conform dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

b) validarea actelor de stare civilă şi efectuarea menţiunilor în actele de stare civilă exemplarul II constituite după operaţionalizarea S.I.I.E.A.S.C., din oficiu sau în baza comunicărilor primite electronic privind înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă; în lipsa comunicărilor privind modificările intervenite ulterior, menţiunile se operează în baza informaţiilor coroborate din S.I.I.E.A.S.C. şi R.N.E.P., arhivele proprii şi exemplarul I al actelor de stare civilă;

c) aprobarea dosarelor privind înscrierea menţiunilor referitoare la modificările intervenite în străinătate, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. competente;

d) acordarea avizului conform, în cazul cererilor de înregistrare tardivă a naşterii peste termenul legal de un an de la data naşterii, de înregistrare a decesului produs în străinătate şi neînregistrat la autorităţile străine competente sau la misiunile diplomatice ori oficiile consulare de carieră ale României în străinătate, de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, de rectificare, reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităţilor administrativ-teritoriale competente în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P.; în cazul cererilor de transcriere şi de rectificare înregistrate pe raza municipiului Bucureşti, acordarea avizului se face de către şeful S.P.C.L.E.P. al sectoarelor municipiului Bucureşti;

e) acordarea avizului, în cazul modificării C.N.P., ca urmare a atribuirii sau înscrierii eronate ori în cazul persoanelor care au pierdut cetăţenia română sau sunt decedate ori cărora nu le-a fost atribuit C.N.P.;

f) verificarea dosarelor de schimbare a numelui pe cale administrativă şi formularea propunerilor de admitere sau respingere a cererii, pentru a fi înaintate directorului executiv D.C.E.P. a jud. Călărași, şi păstrarea acestora, precum şi a unui exemplar al dispoziţiei de admitere sau de respingere a schimbării numelui pe cale administrativă;

g) întocmirea la sediul S.P.C.J.E.P./D.G.P.M.B. a actelor de stare civilă şi înscrierea electronică, la cerere sau din oficiu, a menţiunilor în registrele de stare civilă ale S.P.C.L.E.P./primăriilor din cadrul fiecărui judeţ/municipiului Bucureşti în cazurile prevăzute la art. 3 alin. (8) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi eliberarea, la cerere, a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă din Registrul de stare civilă exemplarul II, în cazurile prevăzute la art. 10 alin. (6) din aceeaşi lege;

h) eliberarea, în mod gratuit, a extraselor pentru uz oficial de pe actele de naştere, de căsătorie şi de deces din S.I.I.E.A.S.C. sau din arhiva proprie, la cererea autorităţilor publice prevăzute la art. 69 alin. (1) – (3) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE;

i) colaborarea cu unităţile sanitare, S.P.A.S. şi unităţile de poliţie, după caz, şi clarificarea situaţiei juridice pe linie de stare civilă a persoanelor beneficiare de măsuri de asistenţă socială, precum şi a cadavrelor cu identitate necunoscută;

j) propunerea măsurilor administrative ce se impun consiliului local sau primarului, pentru buna desfăşurare a activităţii de stare civilă.

  • Asigură dezvoltarea și funcționarea sistemului de control intern managerial, respectă și aplică procedurile de management/control intern prevăzute de prevederile legale în vigoare;
  • Asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ din documentele rezultate din activitatea de profil; arhivează documentele create în cadrul compartimentului, conform normativelor în vigoare, astfel încât acestea să rămână lizibile şi identificabile cu uşurinţă.